Het ontstaan van de gemene deler in de trajecten wordt gefaciliteerd door REGAS.

Verschillende disciplines met hetzelfde startpunt in REGAS

Welzijn Stedebroec is in januari 2009 opgericht. In eerste instantie werd alleen het Algemeen Maatschappelijk Werk geregistreerd in REGAS. Later kwamen daar ook andere disciplines bij, zoals het ouderenwerk, jongerenwerk en CJG bij. Door de decentralisatie en transities is Welzijn Stedebroec verder gegroeid in het aantal taken die zij vervullen rondom een cliënt. Dit alles zorgt voor een andere aanpak, meer afstemming en samenwerking, maar ook een andere manier van registreren.

Gemene deler in primaire proces

Welzijn Stedebroec heeft alle nieuwe welzijnstaken en -functies in REGAS toegevoegd. Er is een breed pakket aan hulp voor de klant en dit wordt ook op een brede manier ingezet. Dit wil zeggen, dat er in de praktijk geen sprake meer is van de, van oudsher traditionele en vooraf vastgestelde, disciplines zoals ‘ouderenwerk’, ‘mantelzorg ondersteuning’, etc.

Welzijn Stedebroec treedt op als wijkteam en biedt hulp in de breedste zin van het woord. De rol van de medewerkers is proactief en de doelgroepen zijn kinderen, jongeren en volwassenen. Alle medewerkers pakken alle soorten vragen op in de eerste gesprekken met cliënten. De gemene deler is hier gevonden. Vervolgens kunnen zij de accenten, die per specialisme gelden, zoals jeugdzorg, mantelzorg, ouderenwerk of GGZ, doorlopen. Als dit betekent de cliënt letterlijk aan de hand meenemen naar GGZ- of jeugdzorginstelling dan doen zij dat ook.

Naast de samenwerking tussen de verschillende disciplines is ook de samenwerking met de netwerkpartners erg belangrijk. De samenwerkingen met MEE, GGZ, politie, gemeenten zijn hier een goed voorbeeld van. Een volgende stap voor Stedebroec is deze netwerkpartners een inlog te geven voor REGAS. Hierdoor kunnen zij op een veilige manier geïnformeerd worden over (delen van) het dossier.

REGAS ondersteunt transitieprocessen

Het ontstaan van de gemene deler in de trajecten rondom de cliënt is niet direct gevonden. Vragen als ‘waar liggen de prioriteiten?’, ‘hoe vlieg je een gesprek met een klant aan?’ en ‘wat vind je belangrijk daarin?’, maar ook: ‘is de benadering van een jongerenwerker zoveel anders dan een oudere werker?’, ‘waar bestaan die verschillen dan uit?’ en ‘willen we die verschillen ook registreren?’ worden uitvoerig met elkaar besproken.

De cliënt staat centraal.

De vertaling naar REGAS volgt uiteraard op de interne afstemming. De afgesproken processen zijn hierin leidend ten opzichte van het systeem en zeker niet andersom. Volgens Welzijn Stedebroec ondersteunt REGAS veranderingen in deze processen uitstekend, waardoor de medewerkers de samenwerking kunnen opzoeken en toch de diversiteit in bepaalde trajecten kunnen behouden.

De flexibiliteit van REGAS en het zelf kunnen bepalen van je vervolgstappen in het proces, spelen hierin een belangrijke rol. Bovendien kunnen specifieke vragen pas worden aangeboden wanneer een bepaalde situatie of discipline zich voordoet. Deze basisfunctionaliteit van voorwaarden tussen de vragen komt dan ook zeer van pas.

 

REGAS goede keuze voor welzijnswerk

Het sociaal cultureel centrum en het jongerencentrum werken ook met REGAS. Hier worden de activiteiten met de cliënten, en tevens van de vrijwilligers, vastgelegd. De twee centra hebben hier samen één proces voor bepaald. Ook hier is op voorhand een gezamenlijke aanpak gekozen, ondanks de verschillende locaties en activiteiten waar men mee te maken heeft.

Het management kan hierdoor eenduidige rapportages filteren uit REGAS. Dit zijn de rapportages die op wijkniveau iets vertellen over de problematieken, de leeftijden en de disciplines die worden aangeboden aan de cliënten. Welke en hoeveel trajecten een maatschappelijk werker individueel oppakt, afrond etc. is niet meer interessant. De cliënt staat immers centraal. Door alle trajecten en activiteiten rondom de cliënt, ook die van de culturele centra, in REGAS te registreren, zijn bovendien veiligheid en de privacy van de gegevens gewaarborgd.

Eén systeem, één overzicht

Ook het Sociaal Cultureel Centrum ‘t Stadsplein werkt nu met REGAS. Medewerkers werkten samen met onze partner KWIZ aan de implementatie van hun werkprocessen in REGAS. Het makkelijker vastleggen van de culturele activiteiten en deze monitoren was het doel. Daarnaast werkt het natuurlijk veel overzichtelijker, voor zowel de medewerkers als de cliënten, nu de gehele organisatie in één en hetzelfde systeem registreert. Vanzelfsprekend zorgt dit voor een complete en sluitende managementrapportage.

Vastleggen van welzijnsactiviteiten

Alle cursussen en workshops worden tevens vastgelegd in REGAS. Per bijeenkomst wordt het aantal deelnemers geregistreerd en daarnaast kunnen cursusleiders en de beschikbare vrijwilligers aan de activiteit gekoppeld worden. Alle overige relevante informatie legt men eveneens vast bij de activiteit, zoals contracten met de cursusleider, betalingsinformatie etc. Wel zo overzichtelijk dus. Sommige onderdelen van de registraties zijn toegankelijk voor vrijwilligers. Andere, privacygevoelige, gedeeltes zijn alleen zichtbaar voor en bewerkbaar door de medewerkers zelf.

Dossier vrijwilliger

't Stadsplein en het Jongerencentrum Inventas leggen ook alle activiteiten en projecten vast in REGAS. Daarnaast hebben alle vrijwilligers hun eigen dossier in REGAS voor de registratie van hun persoonlijke data. Dit maakt het koppelen van vrijwilligers aan een specifieke activiteit veel makkelijker. 

Aanbevolen
door Welzijn Stedebroec

Activiteitenregistratie

Zorg is maatwerk. Daarom maakt u samen met de cliënt het zorgproces. In onze software legt u iedere activiteit vast in een overzichtelijk dossier. Omdat de software flexibel is, past u het gemakkelijk aan op specifieke situaties.

Meer informatie

Meer cases